二(èr)階段現場審核是整個審核活動的重心,為實現審核的有效性與增值,需要有係統(tǒng)的審核思路,本文就二(èr)階段現(xiàn)場審核的思路做簡單的介紹。
一、關於審核的路徑
過程方法審核是高度貼近受審核方(fāng)實際業務活動順序及其相互(hù)關係而展開的審核活動,並非孤立的、從標準條款要求(qiú)出發來評價受審核方體係(xì)運(yùn)行的“截麵”或進行證據的“調查式”審核。受審(shěn)核方的實際業務活動順序(xù)及其相互作用關係既(jì)是“信息源”,也是審核實施應遵循(xún)的路徑或者說是“邊界”。
二、關於審(shěn)核的模式
在這個路徑(jìng)上對過程實施審(shěn)核,實質上是對受審(shěn)核方QMS過程管理的審核,高效的審核需(xū)要係(xì)統的模式(shì),因此,審核員在對任何一個過程(chéng)實施(shī)審核時,必須遵循以下三種特定的審核模式(審核員可以根據實際情況自己決定對某一個過程的審核選擇哪一種模式)。
A:PDCA
B:CAPD
C:CPAD
本文(wén)就(jiù)其中的CAPD審核模式做一個簡要的介紹。
三、CAPD的(de)審核模式
特定的模式將引導審核員的審核思路,也能夠促成(chéng)審核員對其審核過程做出(chū)係統判斷,應(yīng)用CAPD的模式實施審(shěn)核,要從受審核方的過程績效入手(審核的切入點)。
審核員應首先了解該過程的(de)當前和曆史績效信息。所謂過程績效是指那些(xiē)能夠(gòu)表征該過程滿足預期要求程度(dù)的指標,如合格品率、差錯率(lǜ)等,質(zhì)量管理體係(QMS)質(zhì)量目標是過程績效要達到(dào)的程度,某過程績效的好壞(huài)也就意味著某質量目標的達成程度如何。對於二階段現(xiàn)場審核(hé)而言(yán),一階段的審(shěn)核輸出已經提供了各過程績效指標的信息。
審核員在二階段現場審核時(shí)應從以下方麵人手。
第一,審核員從了解這些過(guò)程(chéng)績效的當前水平入手,並確定質量目(mù)標的實現情況;第二,審核員同時還需要了解該過程績效中的短板(bǎn)(水平最差的方麵);第三,了解這些過(guò)程績效指(zhǐ)標(biāo)的實(shí)現趨勢(如近(jìn)3個月,近半年等(děng))。
通過對(duì)這些信息的(de)了解,審核員可以確定特定的審核(hé)線索並有助於(yú)選擇(zé)合適的審(shěn)核方式,例如當發現過程的某個績效實現情況很差,或(huò)者具象到某產品特性的合格率偏低,那麽,對該(gāi)過程的(de)審核可以圍繞著這(zhè)個問題展開。
關於溝通上的障礙問題:由於目前國內很多企業對於過程績效這類概念尚不熟(shú)悉(汽車行業(yè)除外),為了能夠減少溝(gōu)通上的障礙,如果受審核方並(bìng)沒有明確的過程績效信(xìn)息,對於績效信息的審核可以考慮如下的提問方式(僅為示例)。
對(duì)於××事情,公司有什麽質量目標,目前實現情況怎麽樣?
對於××事情的××方麵,公司希望能夠做到什麽程度?有哪些具體(tǐ)的考核指(zhǐ)標?
對於××事情,公司有沒有考核?都考核哪些方麵,最近幾個(gè)月的(de)考核結果如(rú)何?
對於××事情的××目標,今年實現情況怎麽樣?最近三年的(de)實現情況怎麽樣?
總之,審核員(yuán)不必生(shēng)硬使用過程(chéng)績效這個詞匯來收集信息,而可(kě)以選擇其他能夠為受(shòu)審(shěn)核方所理解(jiě)和接受的語(yǔ)言來(lái)表達,以達到充分溝通了解(jiě)信息的作用。
在獲取了審核線索之後,審核員重點審核的(de)是對所確定(dìng)的問題,組織所采取的措施及其(qí)策劃、實施的情況,需要強調的有以下要點。
第一,此時,審(shěn)核中心已經相對明確,審核員的審核需要緊緊圍繞著(zhe)這個中(zhōng)心展開。
第二,如(rú)果組(zǔ)織對該問題的原因已經識別清楚,已經有具體的糾正及糾正措施,那麽,審核員可以選(xuǎn)擇(zé)該過程的某個/某些活動展(zhǎn)開審核,也就是說,根據從專業上的判斷,該問題所指(zhǐ)向的那些過程中的活動而非需(xū)要涵蓋所有的活動,這可以理解為(wéi)是審(shěn)核的(de)一種抽樣行為。
第三,如果組織對該問題的原因尚不(bú)明確,也沒(méi)有具體的糾正及糾正措施,那麽,審(shěn)核員的審核應以對這個問題產生原因的探尋為主線,從該過程的第一個活動開始,依照活動的(de)順序及其相互關係開展審核,審核也將與過程失效模式的審核相結合。
四、審核場所的起點
就各審核小組的具體審核而言,對(duì)任何(hé)過程的審核,在場所上需要有明確的起點,並在審核計劃中進行符號標注。審核在場所上(shàng)的起點相當於審核從哪(nǎ)裏開始(shǐ),該起點需要與審核模式匹配,對於CAPD模式的審核,典型的審核在場所上的起點為績效信(xìn)息集中的(de)場所。
五、審核的關注點
審核小組無論(lùn)采(cǎi)用何種審核模式,審核的關注點基本上是相同的,也就是(shì)說,在對任何一個過程進行(háng)審核時,審核員需要時刻注意以下三方麵的信息。
一是組(zǔ)織的總體質量(liàng)目標、過程績效是如何被(bèi)實現的以及實現的程度。二是顧客及法律法規(guī)的要求(qiú)是(shì)什麽,是如何被(bèi)滿足的。三是最高管理者對審核服務的期望(wàng)。
六、審核過程中(zhōng)的判(pàn)標
與往常(cháng)以標準要求(qiú)為出發(fā)點去尋找審核證據並作出判斷的思路(lù)不同,過程方法審核的出發點是受(shòu)審核方的實際(jì)業務活動,審核通過遵循特定的模式實(shí)現對過程的係統評價,這(zhè)其(qí)中(zhōng)也包括了符合性(xìng)的評價,也就是說,審核活(huó)動並不是(shì)離散的,當審核小(xiǎo)組選擇了特定的審(shěn)核路(lù)徑(jìng)和模式之後(hòu),審核的思路得到了確定,在此思(sī)路的指引下,收集審核證據並與審核準則進行對照,以判斷與標準(zhǔn)要(yào)求(qiú)的符合性。因(yīn)此,審核員(yuán)需要理解以下內容。
1.QMS是由過程及(jí)其相互關係構成。
2.受審核方質量管理體係(xì)QMS的過程應根據(jù)組織的目標,遵循受審核方固有的業(yè)務流程進行確定,並非一(yī)定依據標準的條款順序。
3.某個過程的運行將會與一個(gè)或多個標準條款的全部或部(bù)分要求相對應,換言之,標準的某(mǒu)個條(tiáo)款可能會通過一個或多個(gè)過程的運行得到滿足。
4.審核員不可以僅基於某個或某(mǒu)些條款去要求(qiú)受審核方某過程的運行。
5.對過程符合性的判斷是在遵循(xún)審(shěn)核路徑依照特定的審核模式實施審核中隨時作出的。