河北省計量監督檢測院  劉玉珍

　　河北省計量監（jiān）督檢測院是依法設立（lì）的省級計量技術機構，目前已建立了一整套有效的運行管理體係。《質量手冊》、《程（chéng）序文件》、《作業指導書》、《質量記錄（lù）表格》等（děng）一（yī）係列質量文件是（shì）保證（zhèng）我院開展檢定、校準/檢測工作的綱領（lǐng）性文件。檔案工作的管理是我院運行體係中不可缺少的一部分（fèn），下麵僅就設備檔案的（de）建立（lì）及（jí）管（guǎn）理作一（yī）簡述。    

　　一、設（shè）備檔案的建（jiàn）立

　　各實驗室在購置新的（de）儀器設備之前，首先填（tián）寫購置儀器設備申請表、審批（pī）表，經院（yuàn）領導及主管部門批（pī）準後，主管儀（yí）器設備的人員負責儀器設備的（de）購置。儀器設備（bèi）到貨後，實驗室主管設備人員及設備管理部門共同（tóng）對新進（jìn）設備（bèi）進行驗收，驗收合格後（hòu），填寫購入儀器設備驗收情況。設備管理人員負責對新購置儀器設備建立儀器設備登記卡（kǎ），同時，按新進儀器設備（bèi）的不同類別給出不同的設備編號，並建立（lì）檔案。檔案的內容包括:設備名稱，規格型號（hào），準確度等級，生產廠名，設備價格，設備編號(單位自編號)，出廠編號，出廠日期，購進日期，設備主管，科室（shì）負責人，使用人，放置地點等。
    如何對新進儀器設備進行設備編號，做到既規（guī）範（fàn）又便於查找，這是設備檔案管理的第一步。我們的做法是把儀（yí）器設備（bèi）分為三類，一類為檢測/校準用的最高計量標準器具(送中國計量科學研究院、華北國（guó）家計量測試中心及其他省市法定計量檢定（dìng）機構檢定的儀器設備)，編號為“1”字打頭；二類（lèi）為檢測/校準用的標準設備(本單位能夠（gòu）開展自檢或互檢（jiǎn）的儀器設備)，編號為“2”字打頭（tóu）；三類為一般使用的儀器設備(不需要檢定，又不（bú）可或缺的儀器設備)，編號為“3”字打頭。再按照儀器設備購進時（shí）間的先後（hòu）排序，比如長度（dù）新購（gòu）置的量塊，需到中國計量科學研（yán）究院檢定，我們給它（tā）編號為100x；又如遊標卡尺、電子秒表、普通壓（yā）力表等儀器，在工作中也作為標準使用，但它們可通過本科室或其他（tā）科室對其（qí）進行檢定，那（nà）麽我們就給該類儀器編號為200x；那些不需要檢定的儀器（qì）設（shè）備（bèi），如工作支架（jià）、工作（zuò）台、計（jì）算機等，編號（hào）為300x。類別分清以後，可根據本單位該類設備（bèi）的多少來定編號的位數，可定（dìng）位數即從1001、2001、3001開始編號。每一台設備都有自（zì）己的檔案袋，檔案（àn）袋（dài）封（fēng）麵的內容如表1所（suǒ）示。
    

    表1  檔案袋封麵內容（róng）

　　負責儀器設備購（gòu）置的管（guǎn）理人員（yuán）完成（chéng）了以上內容的填（tián）寫工作後，交由檔案管理人（rén）員存檔、保管。幾年來的工作實踐證明，儀器的設備編號尤其重要。不管同一種儀器（qì）設備有多少，也不管它屬於哪個科室，在查找檔案（àn）時，通過設備編號就可以很快地找出其（qí）證書或說明書（shū）。    

　　二（èr）、技術檔案的管理

　　技術檔案的管理基本分兩大類。一類為（wéi）質量體係（xì）運行過程中的質量（liàng）文件，如內部質量審（shěn）核、評審計劃及（jí）評審報告等。另一類為體係運行中的技術文件，如檢定/校（xiào）準所（suǒ）依據的（de）計量（liàng）檢定規程、規範、標準及建標項目檔案；原（yuán）始記錄、證書格式的（de）審批；實驗室（shì）建標項（xiàng）目（mù）的不確定度分析（xī）報告、樣機試驗報告等。這些文件的管理則根據（jù）作業指導書中存檔控（kòng）製文件的（de）編號（hào）方（fāng）法及存檔（dàng）要求加蓋受（shòu）控章及唯一性標誌。