一、問題的提出

　　體（tǐ）係文件的有效控製管理，是體係有（yǒu）效運行的基礎保證。筆者（zhě）發現，有相當一部分機構在體係建設時，體係文件控製管理方法不科學，指導性不強，文件管理混亂、受控文件得不到有效（xiào）控製、失效文件得不到及時更新、修改和廢止，文件流失和（hé）誤用失效文件的（de）事件（jiàn）時有發生。這些問題影響了體（tǐ）係的運（yùn）行（háng）質量（liàng），因此有必（bì）要對體係文件的控製管（guǎn）理進行（háng）規範和（hé）加強。   

　　二、體係文件的控製管理對體（tǐ）係運行的影響

　　1.體係文件的控製（zhì）管理將影響體係所用文件的符合性和（hé）有效性。體係的建立，要求（qiú）將整個體係文件化，一（yī）般包括指導性體係文件和（hé）記錄性體係文件兩大類（lèi）

　　指導性體（tǐ）係文（wén）件如管理手冊、程序文件等（děng）是體係文件的核心，它描述了（le）機構的性質、組成、宗旨、目標、任務、資源配置、部門(人（rén）)職責和聯（lián）係等要素，並規定了進行每項工作所必（bì）要的依（yī）據、責任（rèn）部（bù）門(人)、資源和具體程序；記錄（lù）性體係文件是對機構體係運行情況的真實記載，它記錄了每項工作從計劃部署（shǔ）到實施、檢查、改（gǎi）進、問效、完成的全（quán）過程（chéng），是機構按（àn）體係文件要（yào）求運（yùn）行的證明文件。所（suǒ）以，如果（guǒ）在索（suǒ）取和製定指導性體係文件和記錄性（xìng）體係文件時，不結合機構的實際情況，不遵守體係文件控製管理程序，就會使指導性體係文件和記錄性體係文件（jiàn）與機構的（de）實際不符，失去指導意義，達不到真實準確記載體係（xì）運行情況的目的，對整個體係的運行質量和完善效果將產生不良影響。

　　2.體（tǐ）係文件控製管理的符合性將影響（xiǎng）指導性體係文件的指導效果

　　 不（bú）同機構的內部情況是各不相（xiàng）同的，從機構的性質、組成、資源配（pèi）置到目（mù）標（biāo）任務的確定都存在著很大差異，在（zài）製（zhì）定（dìng）指（zhǐ）導性體係文件時，必須以機構的（de）實際情況和體係建立的具體（tǐ）要求為出（chū）發點，既求形式（shì）上的規範化，更求內容上的實用化；既求整體要求的全麵性，亦求（qiú）具體要求的可操作性，使指導性體係（xì）文件具有切合實際的（de）指導（dǎo）作用，否則將使指導性體係文件的指（zhǐ）導效果大打折扣。

　　3.體係文件控製管理的有效性將影響體係運（yùn）行的各個環節

　　在體係文件的索取與製定（dìng）環節，要求機構適時有效地索取體係運行所必須的指導性、政策性外來文件（jiàn）(如政策法規、標準、規範等)，作為體係運行的指導性體係文件，要求機構適時有效（xiào）地結合機構實際製定體（tǐ）係內部的指導性（xìng）體（tǐ）係文件(如管理手冊（cè）、程（chéng）序文件等)。在體係文件的審核確認環節，要求機構的（de）領導層根據實用性原則，對索取和製定的體係文件進行篩選和審核，對符（fú）合條件的予以確認並批準實施，納入機構體（tǐ）係（xì）文件（jiàn）範圍。在體係文件的歸檔環節，要求機構的責任者結合本機構檔案的組成特點，對體係文件進行分類（lèi）編碼、歸（guī）檔備案，並做好保密工作。在體係文件（jiàn）的使用、完善和（hé）處理環節，要求機構嚴格按照程序的規定使用和完善體（tǐ）係文件，及時處理廢止文件。   

　　三、怎（zěn）樣有效地進行體係文件的控製管理

　　1.確定體係文件控製管理責任部門(人)及其職（zhí）責

　　該項工作是體係文件控製管理的前提條件之一。體係文件控製管理是一項業（yè）務性強、繁瑣而細（xì）致的工作，需要配備具有一定業務能力、責任（rèn）心、工作耐心細致的人員，並賦予其相應職權（quán）。機構可根據現有人員職務（wù）、業務能力（lì）取向、工作特點等條件，選擇（zé）適合該（gāi）項工作的比較優秀（xiù）的人員擔當此任，並根據機構（gòu）人員的整體布（bù）局來確定其職責。如果機構的規模較大，也可設置或指派相應部門專管或兼管此項工作。

　　2.確（què）定文件化的體係文件控製管理程序

　　文（wén）件化的體係文件控製管理程序是機構進行體（tǐ）係文件控製管理的重要依據和另一前（qián）提，機構必須在資源條件允許的情況下，根據自己體係文件組成的特點製定該程序。該程序一般包括以下幾方麵:(1)程序的目的和適（shì）用範圍，簡要闡述（shù）製定程序的目的和該程序在機構中（zhōng）的適用範圍。(2)確定責任部（bù）門(人)和職責（zé）。(3)從文（wén）件索取和製定的範（fàn）圍、原則、方法（fǎ）、過程等方麵提出規定和要求。(4)對文件的意見征集、審核確認和批準實施過程和方法提出規定和要求。(5)確定體係文件的分類編碼、歸檔備案原則和方法，對體係文件的保密提出規定和要求。(6)確定體係文件使用及修改的原則和方法。(7)確定（dìng）體係文件廢止及銷毀的（de）原則和方法。

　　體係文件控製管理程序製定完成後，由機構的管（guǎn）理（lǐ）層征求機構相關人員的意（yì）見，結合意見修改、補充和完善後進行審核確認，無（wú）誤後（hòu）批準實施（shī）。

　　3.嚴格按照程序文件的規定進行體係文件（jiàn）的控製管理，在實踐中不（bú）斷完善程序內容

　　體係文件控製管理程（chéng）序（xù）批準實施後，關鍵是將（jiāng）其（qí）應用到體係（xì）的運行當中去，並不斷予以完善，使機構的（de）每名（míng）成員真正（zhèng）了解並在工作中嚴格遵守此（cǐ）程序。為此，機構應當經常組織相關人員認真學習（xí）該程序；責任部門(人)嚴（yán）格按程序控製管理（lǐ）體係文件及時做好記錄的記載；機構領導層及時收集反饋來的意見，適時組織相關人員對該程序進行修訂，以（yǐ）求逐步完善。