利（lì）用（yòng）Office通用辦公軟件（jiàn）實現計量檢測（cè）證書批量打印

河南（nán）省鄭州市計量檢定測（cè）試所  王誌遠  馬燕

    隨著（zhe）電子（zǐ）技術的不斷發展，計算機在計量檢測部門得到了廣泛的應用，檢測證書（shū）的計算（suàn）機（jī）打印就是其中（zhōng）之一。工作人（rén）員（yuán）每天麵對大量的數據輸入（rù）、檢定報告的采編和檢定結（jié）果的打印，如果仍采用逐份采編檢定報告、單張依次打（dǎ）印檢定結果的方法將浪（làng）費大量的時（shí）間，並且工作效率（lǜ）低下。筆者曾經需要（yào）一次打（dǎ）印600張電（diàn）能表的檢定證書，工作量之大往往（wǎng）超出以前的人工填寫。如何發（fā）揮計算機的優勢，提高證（zhèng）書編寫打印的（de）工作效率，是計算機（jī）應用中需要（yào）解決的一個問題。而編寫專用程序對一般的單位有一定困難，有鑒於此，筆者結（jié）合自己的工（gōng）作內容，利用廣泛使用的Office通用辦公（gōng）軟件的郵件合並功能，快速簡捷的實現了有固定格式檢定（dìng）報告的批量采編和計量檢定證書的批量輸出。
    

一、實現原理

    本方法是通過以Word文字處理軟件的（de）強大格（gé）式編輯功能做出檢測證書的文檔格式，以Excel表格處理軟件的（de）強大數據運算編輯功能做出需要的數（shù）據源，利用郵件合並（bìng）功（gōng）能把數據源（yuán）中的內容與確（què）定好格（gé）式的文檔相（xiàng）結（jié）合（hé）來進行（háng）證書的（de）編輯和打（dǎ）印工作。
    

二、實現步驟

    下麵以Office 2000創建“檢定證書正麵”為例，詳細步驟如下:
    1.創建證書（shū）正麵的輸出版麵格式
    打（dǎ）開Word，創建（jiàn）一（yī）個新文檔。在新（xīn）文檔中按照（zhào）檢定證書的（de）實際（jì）尺寸及格式確定文檔輸出版麵格式，然後在該文檔中輸（shū）入每個檢定證書正麵需重複出現的固（gù）定（dìng）通用（yòng）信（xìn）息，如檢定（dìng）證書編號、計量（liàng）器（qì）具名稱、規格型號（hào）、製造廠、送檢單位、檢定日期、有效期（qī）等，並編（biān）輯確（què）定這些信息的字體、大小和位置，完成後保存。
    2.創建數據源
    打開Excel，創建一個新表格。根（gēn）據每頁（yè）證書需要改變（biàn）的數據，在新表格的第一行（háng）按列輸入與Word在（zài）步驟1所創建的文檔相對應的各列數據所代表的標題信息文字，如檢（jiǎn）定證書編號、計量器具名稱、規格型號、製造廠、送檢單位、檢定日期、有效期等。從第二行（háng）開（kāi）始按照各列標題信息提示按（àn）行依次（cì）輸入變化了的信息，完（wán）成（chéng）後（hòu）保存。
    3.版麵（miàn）格式與（yǔ）數據源的合並
    (1)切換（huàn）到Word在步驟1所創建的文檔，選擇主菜單中（zhōng）“工具”下拉（lā）菜單的“郵件合並”子菜單，彈出“郵件合並幫（bāng）助器”對話框。點擊“主文檔”下的“創建”按鈕，選擇“套（tào）用信函（hán）”子菜單（dān），點擊彈出對話框中的“活動窗口”按鈕。
    (2)在彈出的“郵件合並幫助器”對話框（kuàng）中選擇“數（shù）據源”下（xià）的“獲得數據”按鈕，選擇“打開數據源”子菜單，在彈出的對（duì）話（huà）框中找到（dào）步驟（zhòu）2所建立的Ex-cel表格(注意選擇文件類（lèi）型為*.xls)，打開。在（zài）彈出的“整張電子表格”對話框中點擊“確定”。這時Word會提示你在主文檔內找不到合（hé）並域（yù），直接點擊“編輯主文檔”按鈕，將回到（dào）上一步所編輯的文檔。
    (3)這時在該文檔的工具條上（shàng）出現“郵件合並（bìng）”工（gōng）具欄。點擊（jī）工具欄（lán）上“插入合並域”按鈕，將出現步驟2所創建的Excel表（biǎo）格第一行所定（dìng）義的各列標題文字。根據證書每頁變化的數據內容，分別（bié）插入相應的（de）各個標題，此即為將要合並的（de）數據項。這時隻（zhī）需按下工具條（tiáo）上標有“ABC”字（zì）樣的“察看合並數據”按鈕，點擊“下一條記錄”按鈕，就可以逐頁察看已經合並過的文檔（dàng）了。
    4.打印證書
    如果隻需打（dǎ）印（yìn）當前頁，直接打印就可以了。當有（yǒu）大（dà）量（liàng）證書需（xū）打印時，可點擊工具條上（shàng）的（de）“合並選項”按鈕，在彈出的（de）“合並”對話框中（zhōng）“要合並的記（jì）錄”欄中輸（shū）入要打印的記錄的範圍數值，點擊“合並”按鈕，會出（chū）現包（bāo）含需要所有記錄的新文檔，直接打印就可以了。
    5.數據錄入技巧
    在Excel中輸入數據時，我們往往要錄（lù）入大量重（chóng）複（fù）的信息，如相同的送檢單（dān）位、生產廠家等，也可能需要有大量按序列遞增的數據，如檢（jiǎn）定證書編號等，這時隻要選定包含需要複製（zhì）數據的單元格，用鼠標右鍵拖動（dòng）填充柄(單元格右下角)經過（guò）需要填充數據的單元格，然後釋放鼠標右鍵，會有“複製單元格”和“按序（xù）列填（tián）充”選項，