淺談質量（liàng）體係中外來文件的受控與管理（lǐ）

江蘇省計量測試技術（shù）研究所  龍敏

    幾年來，在我（wǒ）所質量體係運（yùn）行中，文件控製是保證體係持續有效運行的一個重要（yào）要素。而其中外來文件——國家標準和計（jì）量檢（jiǎn）定規（guī）程又是質量體係運（yùn）行中校準和檢測工作中重要的技術法規。要確保這些技術法規文件為現行有效版本，在執行過程中，我（wǒ）們必須對這些文（wén）件進行嚴格受（shòu）控和管（guǎn）理。下麵（miàn）我就談談自己在這項工作中的一些做法，供大家參考。
    

一、外來法規性文件的受控

    質量（liàng）體係運行中的外（wài）來（lái）法規性文件主要是國家計量檢（jiǎn）定規程、國（guó）家和行業標準。目前，我所（suǒ）經過實驗室國家認可委（wěi）員會評審校準和檢測項目共有268項，我們針對這些項目，對所需要的標準和檢定（dìng）規程進行了全部清理、登（dēng）記，進行受控管理。列入質（zhì）量體係（xì）運行中的受控標準有168種；受控規（guī）程有277種。我們根據《質量手（shǒu）冊》具體要求建立了實驗室（shì）受控文件（jiàn）目錄（lù），按文件（jiàn）類別分（fèn）:國家和部頒標準；引用標準；鑒定大綱；計量檢定規程；計量技術規範。再按《質量手冊》中（zhōng）“文件控製程序”的文件（jiàn）編號規則，分別按部門（mén）代號(即實驗室（shì）代號，如:L——長度（dù）室；H——熱工室（shì）等)；類別代號(A——計量檢定標準；B——標準（zhǔn）等)；年代號，來編製外來文件資（zī）料目錄。(詳見下表)
    

    對統一編（biān）號，加（jiā）蓋“受控文（wén）件（jiàn）”印章的標準、規程及時發送（sòng）到檢（jiǎn）測人員手中使用，並收回舊版本。我們按文件所在科室又編製了“文件發放回收登記表”加以受控(見（jiàn）下圖《標準發放（fàng）回收登記（jì）表》)。這樣我們就能及時掌握實驗室檢測人員手中標準、規程受控情況，即時更換新版本。
    

二、及時收集新版本，按“文（wén）件（jiàn）控製程序”進行更改（gǎi）

    為了保證實驗室（shì）檢測人員手中受控的標準（zhǔn）、計量檢定規程始終是有效版本，在（zài）平時文件（jiàn）管理工作中（zhōng）注意把被（bèi）動管理變為主動（dòng）管理，把靜態管理變為動態管理，應做到以下幾點:
    1.關注國家標準出版動態，將（jiāng）受控標準號全部打印在一張紙上，方便隨時對照。並從《科技新書目》中了解標準單行本出（chū）版情況。
    2.及時訂購每年出版的《國家標準（zhǔn）目錄總匯》、《國家計量（liàng）技術規範（fàn）目錄》及有關部頒標準目錄，如郵電、輕工、機械、電子、化工（gōng）等。全麵檢索我所受控的標準、計量檢定規程更新替代情況。
    3.定期到省標準情報（bào）所標準文獻（xiàn）信息網上去檢索標準更新情況。對已更新的標準、規程，每（měi）年（nián）都打印一份更新替代的總目錄（lù）給質量部存檔備查（chá），給各科室（shì）一份該科室更新替代標準、規程目錄，便於科（kē）室對照檢查，確保在用法規文件的有效性。
    在標準、規程版本更新時，嚴格按照“文件受控程序”中（zhōng）要求進（jìn）行。對外來（lái）文件更新（xīn），要填寫《文件（jiàn）更新申請書》，經質量部負責人，所技術負責人確認後，將標準，規程發送到檢（jiǎn）測人員手中（zhōng），並要求檢測人員對照新、舊標準或規程，認真填寫《更新標（biāo）準、規程能力評審表》交與（yǔ）質量部，再由所技術負責（zé）人審核，認為填寫內容(如計量標準儀器配置（zhì）、人員（yuán）技術狀況、環境條件等)符合（hé）新標準、規程要求，再填寫《文件修改通知單》。這樣一份新版本受控標準或（huò）規程才能正式啟用。
    

三、妥善處理外來文件管理中遇到的特殊問題

    在對外來文件受控與管理中，對文件（jiàn）的作（zuò）廢、借閱、複製等問題，我們都按照（zhào）“文件管理程序”執行。作廢的文件收回，蓋上“作廢”印章；對（duì）需（xū）要借（jiè）閱、複製的文（wén）件，一律辦理借閱手續。但在標準文件管理中，我們發（fā）現了一（yī）個在執行中矛盾的問（wèn）題:如一個受控標準《GB9813-1998微型（xíng）電（diàn）子（zǐ）計算機通（tōng）用技術條（tiáo）件》已於2001年8月1日作（zuò）廢，新標準《GB9813-2000微型（xíng）計算機通用規範》同時實施（shī）。而我所微機產品質量檢驗站擔（dān）負（fù）著全省計（jì）算機產品的監督檢驗等（děng）有關執法任務，麵對現階段仍有單位及個人將2001年8月1日前購買的有爭議的微機（jī）產品（pǐn）送來檢驗（yàn）的實（shí）際情況。執法中（zhōng）用哪個版（bǎn）本的標準呢?按文件受控程序要求，應收回老標準，換（huàn）上新版標準。而實際執行監督檢查中又存在上述狀況，於是，我們通過與（yǔ）實驗室認可委（wěi）員會的評（píng）審人員商談，在（zài）這新舊（jiù）標（biāo）準更換時（shí）期，由使（shǐ）用標準部門——微（wēi）機產品質檢（jiǎn）站，寫一份“文件留用說明”，經（jīng）所技術負責人批準後，將舊標準留用一段時間後，再收回作廢，這樣既能很好地完成技術監督執法任務，又保證了外來文件的完整有效。在以後的管理中（zhōng），遇到類（lèi）似的特殊（shū）情況，我們都采取了這樣的一種處理方法，保證我所質量體係（xì）運行中的（de）外來文件（jiàn）始終處於有效狀態。