提高實驗室信息化管理水平

江西省計量（liàng）測試（shì）研究所  虞惠霞  孫淳

    隨著計算機技術的迅猛發展，加強信息化建設已成為實驗室建設的（de）一項重要工作內容，盡快用信息化、數字化的設施設備武裝（zhuāng）實驗室，建設實驗（yàn）室計算機網絡，改善（shàn）和提高實驗室硬件條件（jiàn）和軟件水平，更好地為客戶服務，為計量事業服務（wù）。
    

一、實驗室信息化建設的任務

    傳（chuán）統（tǒng）的管理模式已經落後（hòu）於實驗室現代化科學管（guǎn）理的要（yào）求，各（gè）實驗室在探索體製改革和加（jiā）強製度建設的同時，也在思考如何利用高科技的手段來為實驗室建設服務。人們已經認識到，加強實驗室設施（shī）設備手段的現代化建設，用信息（xī）化、數字化的設施設備裝備實驗室，是提高實（shí）驗室管理水平，推進實驗室建（jiàn）設上新台（tái）階的（de）必要舉（jǔ）措。
    

二、實驗室網絡的規劃和建設

    網絡的建設不（bú）是一係列先（xiān）進的現代化的信息技術和設施的堆積，也不是現有（yǒu）人員加（jiā）設備的簡單組合（hé），而是一項需要（yào）科學構建的係統工程，應統（tǒng）籌兼顧、全（quán）麵規（guī）劃（huá），經過科學論證（zhèng），在進行信息需求（qiú）分析、係（xì）統（tǒng）功能分析、工作環境分析、管理目標分析（xī）的基礎上，製定出一個（gè）比（bǐ）較完整、比較（jiào）貼近實際的總體方案，同時，堅持近期與長（zhǎng）遠相結合、提高與普及相（xiàng）結合、開發與建設相（xiàng）結合，經過職能部門統一協調（diào）管理，有計劃（huá）、分步驟地進行。
    首（shǒu）先，我們的規劃是建立在規範要求的基礎上的。我們要按照規範的（de）要求明確各部門的（de）職責和權力，理順各部（bù）門之間的（de）關係，優化組（zǔ）織資源的配置，建立科學的管理模式，理清思路，分清楚哪些東西交（jiāo）給電腦去識別判斷，哪些東西應由管理人員（yuán）判（pàn）斷掌握，以較（jiào）低的管理成本達到規範的要求。
    其次，我們既要考慮當前的需要，如一次性投資的相對有效性、係統的性能價格比（bǐ）、可（kě）操作性和可維護性，又要兼顧將來的發展（zhǎn），充分考慮和穩妥解決網絡設備的可擴充性（xìng）、網（wǎng）絡的可管理性，以及網絡的冗餘、安全與可靠（kào）。
    第三，要充分重視內容的建設（shè）和維護。網（wǎng）絡的（de）生命在於有無資源、有（yǒu）無信（xìn）息，在於內容、資源、信（xìn）息的數量和質量。我們在建（jiàn）立一個功能強大的管理係統的（de）同時，更要重視內容的建設和維護，我們的數據資源庫應是一個資源共（gòng）享、迅（xùn）速傳遞和查詢、不斷更新、反映最新信息的資源庫。
    

三、網絡技術在實驗室管理中的應用

    1.在質量管理與（yǔ）質量保證中（zhōng）的應用
    計算機（jī）網絡技術（shù）在實驗室的質量管理和質量保證領域中的應（yīng）用，主要（yào）體現在文件控製、證（zhèng）書/報告管理和對不（bú）合（hé）格工作的控製幾個方麵。
    

文件控製

    實（shí）驗室使用的文件（jiàn）大體分為質量（liàng）文件和技術文件兩類，根據JJF1069的要求，無論是公開發布的規（guī）程（chéng）、規範、手冊，還是實驗室自行編（biān）製的規範（fàn）、大綱、實施（shī）細則以及作業指導書、有關表格等等，都（dōu）必須（xū）先規範化。而規範化文件的管理（lǐ）正是（shì）計算機（jī）的優勢所在，我們（men）可以利用計算機對文件和資料（liào）實施有效管理（lǐ），發布和更新文件（jiàn），確保文件的（de）有效性，控製文件的使用，避免無效文件的采用等等。譬如，我們不僅可以在網上發（fā）布（bù）和及時更新規程、規範、標準、大綱，方（fāng）便檢測人員的檢索、查閱，還可以通過軟件控製對已作廢的文件的采用。不必逐一分發、逐一查詢、逐一更改質量文件和技術文件，杜絕受控文件的（de）散落，避免受控文件（jiàn）處於不受控（kòng）狀態。
    

證書/報告的管理

    證書/報告是實（shí）驗室（shì）的最終產品，其質量高低反映了法定（dìng）計量檢定機構的技術能力和（hé）管理（lǐ）水平，在規範中多次（cì）被提及。然而，實踐中對證書/報告的審核一直是件費時、費力又不容（róng）易真（zhēn）正做到位的工作，如果我們把這件煩（fán）瑣的事交給電（diàn）腦去完成卻可以化難為易。
    一是在證書/報告出具時的把關，包括證書/報告格式的統一、規範和報告內容的審核。證書/報告由電（diàn）腦在收發（fā）室有記錄的前提下，按照室別、檢校類型和發送時間的先後，自（zì）動編號，給出（chū）證書/報告的惟（wéi）一（yī）性標誌(如序號，這樣既可避免重號，又可防止檢測人員私自出具證書/報告)，報告簽發時間(一般情況（kuàng）下，報告輸出時間即為簽發時間)和（hé）樣品的接收日期（qī）(樣（yàng）品的接收日期根據收發室接（jiē）收時錄（lù）入的（de）信息自動寫入)。通過（guò）規範證書/報告（gào）的格式，確保每份證書/報告的檢測信息量（liàng）相同（tóng），同一規（guī）格型號的同種設備檢測項目一致，每次檢測選取測點一致，檢測（cè）結論規範化；通過對有資格的檢測人員授權識別代碼（mǎ），防止無資（zī）格人員出具報告（gào）；通過對數據庫中的信息、檢測人員輸入的信（xìn）息和收（shōu）發室錄入的信息相互驗證，減少出具受檢廠家及設備名稱有誤的證書/報告的可能性；通過直接調（diào）用數據庫中本（běn）所的標準和測量設備的有關信息，降低了在證（zhèng）書/報告（gào）中檢測設備欄出錯的（de）概率。倘（tǎng）若對實驗室（shì）的每位授權人的簽名字樣進（jìn）行計算機備（bèi）案（àn），並（bìng）為每個人分配惟一的識別代（dài）碼和密碼，相關人員在出具證書/報告時隻需輸入自己的代碼和密（mì）碼即可實現電子簽名，也可以（yǐ）授權（quán）他人進行電（diàn）子簽名。由於檢測人員隻能按照電腦的提示錄入數據和有關信息，檢測人員隨意開具報告/證（zhèng）書的行為將（jiāng）受到限製，此時對報告/證書的型式審核的一些工作已經不再必要。
    二是對證書/報告更（gèng）改（gǎi）的控（kòng）製和備份的製（zhì）作。報告（gào）一旦輸出並加蓋印鑒，檢測人員和其他非授權人員就無法自行修改證書或報（bào）告（gào）。如證書/報告在發出後，發（fā）現問題需作實質性重大修改，則必須經有關職能部門批準備案，同時在重新發出證書/報告時，由電腦自動附加一份修改聲明。由於電子簽名的使用，每次在證書（shū）/報告生成（chéng）的同（tóng）時，其包含證書/報告原件全部信息的副本也同時在電腦中自動生（shēng）成，而無（wú）需再使用複（fù）印或掃描來保存副本了。
    

不合格工作的控製

    對不合格工作的記錄與控製是實（shí）驗室質量改進的一項內容，由於采用了計算機管理，控製了計量檢定、校準和檢測活動（dòng）按既定的流程運轉，實驗室測量設備的量值溯源受到了控製，測量設備（bèi）未自檢或送檢的在出具證書/報告時不得被引（yǐn）用，引用的無效過期的規範規程標準自動由有效的技術文件取代，計算機自動記錄檢（jiǎn）測人員超時限（xiàn）檢測的次數，發出報（bào）告更改的次數等等。
    2.在業務管理中的應用
    一是建立儀器收發管理係統、證書/報（bào）告管理係（xì）統（tǒng）、儀器（qì）設備資源管理係統、所（suǒ）長辦公管理係統和（hé）情報信息管理係統等業務管理信息係統，實現對檢測作業全過程的控製。擬校準或檢測樣品從進入收發室到（dào）被用戶取走離開實驗室（shì）就自始至終受到監控（kòng）。譬如，在收發室接收（shōu）樣品時，電腦按照實驗室的檢測（cè）能力和用戶要求確定擬校（xiào）準或檢測樣品（pǐn）即將接受的檢（jiǎn）校類型，按照送檢時間和檢校類型自動給出擬校準或（huò）檢測樣品接收時的惟一（yī）性標識(編號)，分門別類地登記錄入、自動（dòng）生成並打（dǎ）印輸出檢定、校準或檢測合同，經客戶確認無誤，雙方簽字合同生（shēng）效後，自動生成並打印輸出擬校準或檢（jiǎn）測樣品的狀態識別標簽。同時擬校準或檢測樣品的有關信息，包括送檢單位、送檢設備名稱和型號（hào）規（guī）格、送檢數（shù）量、送檢時間、檢測類型、有何特殊（shū）要求等通過局域網發至各專業檢測室。如果實（shí）驗室（shì）為每個用戶單位建立儀器設備檔案，並向該用戶單位發放單位識別（bié）磁卡，在該單位下次（cì）送檢時，插入識別磁卡（kǎ）即可（kě）直接從實驗（yàn）室檔案庫（kù）中提取該單位儀器設備的有關信息，既減小收發人員的勞動強度，又（yòu）可以對本單位的（de）業務（wù）管理提供第（dì）一手的信息（xī），方便相（xiàng）關業務的開展，實現對用戶的跟蹤服務，提高實驗室的服務質量和工作效率。
    二是參與自有測量設備溯源計劃和年度業務計劃的製定。根據實驗室的設備管理要求和（hé）上年（nián）度（dù）業務情況，在不斷更新的數據基礎上，自動生成本年度的測量設備溯源計劃、年度業務計劃。
    三是向客戶提供更（gèng）便捷的（de）服務。建立電腦自動查（chá）詢係統，客戶可在實驗室服務台的觸摸係統上或通過自動電話查詢係統自行查詢實驗室開展的服（fú）務項（xiàng）目和各項服務的收費標準，了解實驗室的基本情況和各項業務的工作流程。
    3.電子公告板的功能為無紙化辦公的（de）實現提供了（le）可能（néng）
    電子公告板功能是網絡的一大優勢（shì），實驗室局域網同（tóng）樣可以設立電子公告板，公告實驗室年度業（yè）務計劃，科技（jì）項目開發計劃，設備供應與服務計劃，人員培訓計劃，能力驗（yàn）證計劃，測量設備（bèi）的檢定、校準和（hé）確認計劃，技術規範編製計劃，體係審核與評審計劃（huá）。利用網絡即時傳輸信息與數據的優勢（shì），在網上發布圖書資料(包括規程、規範、大綱、標準、國際建議、實施細則以（yǐ）及作業指導書（shū）等)的內容，各類會議（yì）的通知，文件(包括需轉發的上級文件與實驗室（shì）內部發布的文件。譬如，公告技術（shù）文件和質量文件的批準發布和頒布實施的決定)等。根據管理權限，各部門分別負責各自職責範圍（wéi）內的信息更新，各級各（gè）類授權人員可以（yǐ）最快速度，在最短時間內（nèi）從網上獲得所需的相關信息（xī）與資源，及時向管理層提出自己的意見（jiàn）和建議，為管理和決策部門及時做出判斷、處理和決策提供依據。通過先進的管理（lǐ）思想和軟件技術，實（shí）現（xiàn）實驗室從內部到外部，從後台到前端，以及包括客戶（hù）在內的各種資源的智能互動、信息交流和全麵管理，為法定計量（liàng）實驗（yàn）室的市場競爭（zhēng）力的不斷提高，創造了新（xīn）的契機。