JJF1069-2012《法定計量檢定機構考核規範》自實（shí）施以來，幫助法定計量檢定機構在全麵貫（guàn）徹國家計量法律、法規的前提下，按國際通行的方式，加強對計量檢定機構的管理，提高現代化科學管理水平；有利於促進我國法定計量檢定機構（gòu）的測量結果和計量器具型式批準證書（shū）實現與其他國家（jiā）的相（xiàng）互承認。但是，相關考（kǎo）核專家在對計量所等（děng）機構考核時發現，基層單（dān）位執行JJF1069-2012不是很到位，普遍存在這樣或那樣的問題。為提高大家對規範的理解和（hé）把握，《中國計量》雜誌特邀計量（liàng）領域的一線考核（hé）專家，開辟JJF1069係列講座專欄（lán）。本篇為JJF1069係列講座之四：文件控製及記（jì）錄控製中的注意事（shì）項（xiàng）

JJF1069講座之三：不符合工作的控製、糾正措施  及預（yù）防措施的實施

JJF1069講座之二：內（nèi）部審核（hé）的注意事項

JJF1069講座之一：管理評審工作的幾點建議

作者簡介————

於寶良，高級（jí）工程（chéng）師，全國振動衝擊轉速計量（liàng）技術委員會（huì）委員，第一批法定計量檢定機構國家級考評員，計量標準國家一級考評員。

2002年以（yǐ）來，作為（wéi）考（kǎo）評員，參加了近20個省、地市級計量（liàng）技術機構、國家計量站的法定計（jì）量（liàng）檢定機構考核及監督檢查。2013年以來，作為考評組長，組（zǔ）織了對10個地市級計量技（jì）術機構的法定（dìng）計量（liàng）檢定機構考核及監督檢查。

2013年（nián），作為授（shòu）課老師，為北京市培訓了30多名省級法（fǎ）定計量檢定機構考評員，對北京市所有區縣計量技術機構及授權（quán）計量站宣貫了2012版法定計量檢（jiǎn）定機構考核規範。

一、文件控製

1.文件在質（zhì）量管理體係中的（de）作用

文件是過（guò）程控製的依據，也是進行各種質量（liàng）、技術活動的依據（jù），還（hái）是向（xiàng）客戶提供產品滿（mǎn）足要求的證據文件。文件對於質量管理體係的建立、實施、保持、改進是至關重要的。

2.文件控製的含義

文件控（kòng）製是指對文件的編製、批準、發放、使用、評審、修改、再次批準、標識、必要時回收和作廢等全過程（chéng）活動的管理。

3.文件（jiàn）控製的目的

對文件實施控製的目的，是確保現行文件適宜、充分、清晰，且是有效版本，防止誤用作廢文件。為（wéi）此（cǐ），應（yīng）從編寫、審批、發布、使用（yòng）、作廢、更改、更新以及（jí）保管八（bā）個環節，對文件實施全過程的控製。

4.考核規範對（duì）文件控製的要求

JJF1069-2012《法（fǎ）定計量檢定機構考核規範》5.4條款對文件控製做了如下要（yào）求：機構應控製管理體（tǐ）係所要求的所有文件（jiàn）（內部製定或來自外部的），諸如法律法規、規章、其他規範性文（wén）件、檢定規程、校準規範、檢測（檢驗）規則（zé）或方法、抽樣方（fāng）案、標準以及圖（tú）紙、軟件（jiàn）、規範、指導書和（hé）手冊等。記錄是一（yī）種特殊類型的文件，應依（yī）據5.5的要求進行控製；計量檢定、校準和檢測數據應依（yī）據7.3.8的要求（qiú）進行控（kòng）製。

應編製形成文件的程序，以規定以下方麵所（suǒ）需（xū）的控製：

a)為使文件是充分與適（shì）宜的（de），文件發布前得到批準。

b)必（bì）要時對文件進行評審與更新，並再次批準。

c)確保文件的更改和現（xiàn）行修訂狀態得到識別。修訂應予以控製（zhì），除非有別（bié）的特殊決定，應由原審查（chá）和批準人員審查和批準方可。這種人員須能利用適當的背景信息作為其審查和批準的依據。

d)確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。

e)確保文件保持清晰、易於識（shí）別（bié）。

f)確保機構（gòu）所確定的策劃和運行管理體係（xì）所需的外來文件（jiàn）得到識（shí）別，並（bìng）控（kòng）製其分發。

g)防止作廢文（wén）件的非預期使用,如果出（chū）於某種目（mù）的而保留（liú）作（zuò）廢文件時,對這些文件進行適當的標識。

5.現場考核中文件控製存在的主要問題（tí）

（1）文件控製程序

有的機構製定的文件（jiàn）控（kòng）製程序，機械地照搬JJF1069-2012的要素要求，沒有（yǒu）根據機構自（zì）身的工作性質及特點，對機構使用的文件進行清晰分類（lèi），有針對性地製定控製方法，致使文件（jiàn）控製程序可（kě）操作（zuò）性差。

（2）缺少體係有（yǒu）效運行應有的文（wén）件

有的機（jī）構明顯缺少體係有（yǒu）效運行應有（yǒu）的文件（jiàn）。機構層麵的，如缺少“原始記錄編製作業指導書”文件，造成機（jī）構各實驗室編製的原始記錄信息、格式等不一致，甚至缺少一些必需的信息。實驗室層麵的，如缺少“期間核（hé）查作業指導書”文件，造成同一項計量標準，不同的人員進行期間核（hé）查的（de）方法、記錄、結果表（biǎo）達不一致。

（3）文件的適宜性（xìng）

有的（de）機構製（zhì）定體係文件的出發（fā）點隻是應付考核，既沒有對（duì）文件定期評審的規定，也沒有支持進行定期評審的（de）記錄。如在對機構進（jìn）行監督檢查時發現，從上次考核到監督檢查兩年多的時間內，體係文件沒有任何修訂，個別機構體係文件甚（shèn）至在兩次機構考核的五年間都沒有任何修改。

（4）外來文件

外來文件，特別是檢定規程、校準規範，是保證法定計量檢定機構檢定、校準工作質量的重要文件。有的機構沒有專（zhuān）人負責外來文件的更新，造成近年的考核、檢（jiǎn）查中，時常（cháng）發現使用過期技術文件的情況。

（5）文件控製

文件（jiàn）控製存在的最普遍的問題是（shì）檢（jiǎn）定、校準（zhǔn）原始記錄的控製。檢定、校準原始記錄的控製，正確（què）做法應該（gāi）是：

a實驗（yàn）室計量標準負責人組織相關人員依據（jù）機構體係文件及檢定規（guī）程或校（xiào）準（zhǔn）規範編製原始記錄。

b機構質量（liàng）管理部門（mén）組織相關人員（yuán）對原始記錄進（jìn）行審核。

c機構質量管理部門對審核通過的原始記錄備案並允許印刷使用。

d實驗室需要對已經備案的原始記錄進行修訂時，應向機構質量管理部門提出修改（gǎi）申請（qǐng），批準後再按（àn）a、b、c的規（guī）定進行修訂。

考核過程（chéng）中發現，有的機構檢定、校（xiào）準原始記錄由實驗室自行編製（zhì）使（shǐ）用，缺少審核、備案、批準使用等環節（jiē）的控製，造成檢定、校準原始記錄不符合考核規範及檢定規程（chéng）、校準規範的要求。

二、記錄控製

1.記錄控製在質量管理體係中的作（zuò）用

記錄是指闡明所取得的結果，或提（tí）供完成活動（dòng）證（zhèng）據的文件。記錄控製在質量管理體係中的作用為可（kě）用於為可追溯性提供文件，並提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。

2.在質量管理體係中記錄的（de）分類

《考核規範》將記錄（lù）分成（chéng）兩種：

（1）質量記錄（lù）

考（kǎo）核規範中的質量記錄主要是（shì）（但不限於）以（yǐ）下幾種：

a質量管（guǎn）理體係活動記錄，包括質量監（jiān）督員（yuán）監督檢查記（jì）錄，質量管理部門定期、不定期監督檢查記（jì）錄等。

b人員培訓考核記錄，包括人員培訓考核計劃、培訓考核過程記錄、培訓考（kǎo）核結（jié）果評價記錄。

c糾正措施記錄。

d預防措施記（jì）錄。

e內部審核記錄（lù），包括內部審核計劃、內部審核實施過程記錄、內部審（shěn）核報告。

f管理評審記錄（lù），包括管理（lǐ）評審計劃、管理評（píng）審（shěn）實施過程記錄、管理評審報告。

（2）技術記錄

考核規範中（zhōng）的技術記錄主（zhǔ）要是（但不限於）以下幾種：

a檢定、校準、檢（jiǎn）測活動的原始記（jì）錄。

b計（jì）量標準穩（wěn）定性、重複性考核記錄。

c計量標準期間（jiān）核查記錄。

d計量標準器溯源證（zhèng）書確認記錄。

e檢定規程、校準規（guī）範更新確認記錄。

f已簽發的檢定證書（shū）、校準證書、檢測報告的複製件。

3.考核規範對記錄控製的要求（qiú）

JJF1069-2012之5.5條款對記錄控製（zhì）做了如下要求：為提（tí）供符合要求及管理體係有效運行的證據而建立的記錄，包（bāo）括質量記錄和技術記錄，應得到控製。

需要注意的是：

（1）質量記錄應包括來自內部審核和管理評審的報告及糾正措施和預防措施的記錄等。

（2）技術記錄是進行檢定、校準和檢測所（suǒ）得數據和信息的積累，它們表明（míng）檢定、校準和檢（jiǎn）測是否（fǒu）達到了規定的質量或規定的過程參數。技術記錄可包括表格，合同，工作單，工作手冊，核查表，工作筆記，控製圖，外部和內部的檢定證書（shū）、校準證書和檢測報告，顧客信函和反饋意見（jiàn）。

機構應製定形成文件的程序，以規定以下方麵所（suǒ）需的（de）控製：

a)記（jì）錄的識別、收集、索引、存取、存檔、存（cún）放、維護和清理。

b)記錄應真實可信、清晰明了，並以便（biàn）於存取的方式存放和保存在具有防止損（sǔn）壞、變（biàn）質、丟（diū）失等適宜環境的設施中，並應規定記錄（lù）的（de）保存期。

c)所有記錄應予以（yǐ）安全保護和保密。

d)保護和備份以電子形式存儲的記錄，並防止未經授權的侵入或修改。

4.現場（chǎng）考核中記錄控製存在的主要（yào）問題（tí）

（1）質量記錄（lù）形式化

如質量監督員、質量管理部門質量監督檢查記錄，隻規定每次監督檢查應檢（jiǎn）查多少份證書及記錄（lù），缺少針對人員（yuán）、設施、方法、測量設備、過程、環境（jìng）條件等（děng）的（de）檢查內容，也缺少對檢查中發現的（de）不符合及糾正措施的描述。

（2）檢定校準記錄不符合檢定規程或校（xiào）準（zhǔn）規範的要求

國家計量檢定（dìng）規程及（jí）校準規（guī）範，一般在附錄中（zhōng）規定了檢定或校準的原始記錄內頁格式。國家計量檢定規（guī）程及校（xiào）準規範是由國家該領域的權威專（zhuān）家製定，檢定規程及校準規範規定的原始記錄內容應該更符合該項目檢定（dìng）或校準的要求。有的機構編製的原（yuán）始（shǐ）記（jì）錄沒有采用檢定規程或校準規範規定的原始記錄內頁格式。

（3）檢定校準共用一份記錄

對同一個既開（kāi）展檢定，也開展校準的項目，有的機構共用一份原始記錄。JJF1011－2011《通用計量術語及定義（yì）》中規定（dìng），檢（jiǎn）定是查明和確認測量儀器符合法定要求的活動，它包括檢查、加標（biāo）記（jì）和（hé）/或出具（jù）檢定（dìng）證書。校準是在規定條件下的一組操（cāo）作，其第一步是確定由測量標準提供（gòng）的量值（zhí）與相應示值之間的關係，第二步則是用此信息確定由示值（zhí）獲得測量結果的關係（xì），這裏測量標準提供的（de）量值與（yǔ）相應（yīng）示值都（dōu）具（jù）有測量不確定度。由檢定和（hé）校準（zhǔn）的定義可知，檢（jiǎn）定和校準的方法、過程（chéng）、結果表達均不同。因此，檢定/校準共用（yòng）一份記錄顯然是不合適的。

（4）校準記（jì）錄缺少不確定度評定信息

有的機構在校準的原始記錄中沒有任何不確（què）定度（dù）評定的信息（xī），而在校（xiào）準證書中（zhōng）卻給出了擴展不確定度；有的機構在校準的原始（shǐ）記（jì）錄中隻給出擴（kuò）展不確定（dìng）度，而缺少（shǎo）獲得擴展不（bú）確定度的標準不確定度分量、合（hé）成（chéng）標準不確定度的信息。

（5）期間核查記（jì）錄使用檢定或校準記錄

期間核查是指為保持對測量設備檢定或校準狀態的可信（xìn）度，在兩次檢定或校準之間進行的核查。期間核查不是測量設備的再檢（jiǎn）定（dìng）或校準，因此，期間（jiān）核查應（yīng）有符合期間核查特點的單獨的原始記錄。但是，有的機構期間核（hé）查記錄仍使用檢定或校準記錄。

（6）計（jì）量標（biāo）準穩定性、重複性考核記錄不符（fú）合JJF1033-2016的規（guī）定

JJF1033-2016《計（jì）量標準考核規範（fàn）》對（duì）計量標（biāo）準穩（wěn）定性、重複性考核記錄的格式（shì）、內容有明確的規定，有的機構計量標準（zhǔn）穩定性、重複（fù）性考核（hé）記錄沒有采用JJF1033-2016的規定。

（7）計量標（biāo）準器溯源證書確認記錄

計（jì）量標準器溯源證書確（què）認記錄，應對溯源證書中給出的測量範圍、準確度等級/最大允（yǔn）許誤差/不確定度等計量特性，與檢定規程或校準規範中規定的相應指標進行比對，並對比對結果進行評價。有的機構的計量標準器溯源證書確認（rèn）記錄內容不全麵，起（qǐ）不到證書確認的目的。

本文刊發於《中國計量》雜誌2019年第4期

作者（zhě）：北京市計量檢測科學研（yán）究院 於寶良